年末調整に必要な書類とは？（画像はイメージ）
10月以降は、年末調整に向けて税金控除に関するさまざまな証明書が届きます。どの書類がどの控除に対するものかを把握し、しっかりと書類を保管しておくことが大切です。主な書類やおすすめの管理方法、紛失時の対処法などについて、税理士の丸岡政典さんに聞きました。
年末まで保管すべき「重要書類」
Q.毎年秋以降に送られてくる「生命保険料控除証明書」など、年末まで手元に置いておくべき書類について教えてください。
丸岡さん「秋ごろになると届く、控除に欠かせない重要な書類としては、まず社会保険料控除証明書が挙げられます。1年間で納付した国民年金保険料や、国民年金基金の掛金が社会保険料控除の対象です。
なお、厚生年金保険料や健康保険料、雇用保険料なども社会保険料控除の対象ですが、これらはご存じの通り、多くの会社で給与から天引きとなっており、基本的に担当部署が把握していることから証明書の提出は必要ありません。
次に、生命保険料控除証明書です。1年間で払った生命保険料の金額を証明し、生命保険料控除によって税金を安くすることができます。さらに、住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書も重要です。一般的には年末残高証明書などと呼ばれており、住宅ローンの残高を証明して控除を受けることができます（住宅ローン控除を年末調整で受けるのは2年目以降。1年目は確定申告が必要）。
また、地震保険料控除証明書も重要な書類の一つです。1年間で支払った地震保険料の金額を証明し、地震保険料控除の対象となります。
加えて、iDeCo（個人型確定拠出年金）などで1年間で支払った掛金を証明する小規模企業共済等掛金払込証明書も、控除を受けるのに必要な書類です。これらの書類は年末調整に欠かせないので、なくさないように注意しましょう」
誤廃棄を防ぐ…届く前の「チェックリスト化」とデータ管理術
Q.控除証明書が届く前に、年末調整に向けてやっておくべきことはありますか。
丸岡さん「まず『今年届くことになっている控除証明書の種類』を整理しておくことをおすすめします。生命保険料や地震保険料、小規模企業共済等掛金など、毎年届くものをチェックリストにしておけば、10月、11月に証明書が届いた際、誤って廃棄せずに済みます。受け取ったものからファイリングするなど、ひとまとめにして保管しましょう。
これらの証明書をデジタルで受領・管理する場合は、証明書の電子データを専用のフォルダにまとめて保存し、ファイル名に『〇〇生命保険・2026年』などと入れておくと、後から探しやすくなります。保険会社などがマイナポータル連携に対応している場合には、複数の控除証明書をまとめて取得することも可能です。
ただし、雇用主側がマイナポータル連携を利用した年末調整に対応していない場合もあるため、事前に確認しておいた方がよいでしょう」
紛失に気付いたら即手続きを 再発行の流れと注意点
Q.控除証明書を紛失してしまった場合、再発行はどのように手続きすればよいですか。また、年末調整に間に合わせるために注意すべきことは。
丸岡さん「控除証明書を紛失してしまった場合は、まず、その証明書を発行した保険会社や金融機関などに再発行を依頼しましょう。再発行の方法は発行元や媒体の種類によって異なり、電話やウェブサイトから手続きできる場合もあります。
ただし、控除証明書は種類によって発送時期が異なるため、手元にないからといって、紛失したとは限りません。例えば、これから届く予定の証明書については、まず発行元の案内などで発送時期を確認することが大切です。
すでに受け取った証明書を紛失した場合は、年末調整の時期が近づいてから慌てないよう、早めに再発行の手続きをしておくと安心です。特に、再発行までに時間がかかる場合もあるため、紛失に気付いたら後回しにしないことがポイントです。
紙の証明書が届いたら保管場所を決め、電子データで取得できるものは専用フォルダなどにまとめておくと、紛失防止にもつながります」
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まずは何の証明書が届くのかを早い段階から確認しておくのが大切だと分かりました。毎年届くものをリストアップするとともに、届いたものを1カ所にまとめて保管しておくことで、年末調整の時に慌てなくて済むでしょう。
オトナンサー編集部
