メールはすぐに返信しないと失礼？（画像はイメージ）
「メールはすぐ返すべき？」「遅いと失礼？」「早く返信しなきゃ」など、新入社員だけでなく多くのビジネスパーソンが改めて悩むのがメールの“即レス問題”です。スピードが求められる時代だからこそ、メールの正しいマナーとのバランスが重要です。
ビジネスでメールをやりとりする際、すぐに返信しないとマナー違反に該当するのでしょうか。「即レス」の是非について、ヒロコマナーグループ代表で、企業価値を高める人財育成コンサルティングをはじめ、皇室のマナー解説やNHKドラマ「岸辺露伴は動かない 富豪村」などのマナー指導などでも活躍するマナーコンサルタント・西出ひろ子さんに聞きました。
即レスを意識するあまり誤字脱字があると本末転倒
Q.ビジネスでのメールは即レスしなければマナー違反なのでしょうか。
西出さん「必ずしもマナー違反とは言えません。確かに返信が早いと、相手に好印象を与えるケースもありますが、内容が不十分であったり、誤字脱字や配慮にかける言葉遣いがあったりすると、かえって逆効果となります。
ビジネスにおけるメールのマナーとして大切なのは『正確な内容かつ失礼のない言葉遣い』です。急ぎでなければ、落ち着いて内容や誤字脱字などを確認してから返信する方が大切です。
さらに、即レスを意識するあまり、慌てて空メールを送信したり、宛先を間違えたり、BCCに入れるべき人をCCに入れてしまったりなどのミスを起こさないようにすることも大事です」
Q.ではメールの返信が遅いと、失礼にあたるのでしょうか。
西出さん「返信が遅いと、それまでの間、相手はメールが届いたどうかを心配する可能性があります。そこで、相手の気持ちを考慮して、まずはメールを受信したことを知らせる『一次返信』をすると安心です。
そして、『ご質問に対する回答は〇〇日をめどに改めてご返信いたします』などと伝えれば良いでしょう。これは二段階の返信となるため『面倒』『効率が悪い』などと思う人もいらっしゃるかもしれませんが、スピードと質の両立を実現させる方法として有効と考えます」
Q.一次返信はどのくらいのスピード感を意識するのが良いのでしょうか。
西出さん「可能であれば、当日中が理想です。うっかり返信を失念していたという事態を避けるためには、受信したらまずは一次返信をするのを習慣にすると安心です。
一方、即レスというスピードを意識するあまり『誤った宛名を記載』『敬語を誤って使用』『誤字脱字がある』など、基本が崩れては本末転倒です。スピード感を持ちながらも、丁寧で正確なメールを心掛け、信頼につなげていきましょう」
AIの活用はOK 思いやりを持って
Q.その他、メールの返信に関して、意識しておくことはありますか。
西出さん「マナーは、自分と相手の双方がお互いの立場に立つ思いやりの心からなるものです。例えば、近年はAI（人工知能）に作成してもらった文面をそのまま貼り付けて返信するケースが増えているようです。AIに文面を作成してもらうことにより、スピード感が出るのであれば、それは良いことだと考えます。今の時代、AIを上手に活用した方が仕事が円滑に進むでしょう。
ただし、マナーの観点で注意すべきなのは、文面を読み返し『送信先の相手に対する返信として言い回しや内容がマッチしているかどうか』『誤字脱字がないか』なども確認した上で、返信することです。
AIをうまく即レスに活用しつつ、そこに思いやりをプラスすることを忘れずに、お客さまや取引先と信頼関係を構築することを願っております」
オトナンサー編集部
