①分類してファイリング
書類であってもどこかのスペースのモノであっても、片づけの手順は一緒で、今あるものを把握（量・種類・特性）することから始まります。
まずはどんな書類にお悩みですか？
・お子さんの学校関係
・ご自身のお仕事関係の書類
・スキルアップのために学んだ資料
などなどさまざまですね。それをまずは分類していくと、どんなスタイルで収まっていたらいいかが見えてきます。
基本は、イラストのようにファイルボックスとフォルダという紙挟みと、クリアファイルによって分類します。
・ファイルボックスを大分類とします→ファイルボックスにタイトルラベル
・フォルダを中分類とします→フォルダにインデックスラベル
・クリアファイル（クリアケース）を小分類とします
こんな風に考えていただくのが基本のファイリングです。
でも、なかなか維持できない場合には、書類の特性に合わせてアレンジすることをおすすめします。
ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・A4用・ホワイトグレー
約幅10×奥行32×高さ24cm
消費税込みで590円 商品番号 02481629
発泡ポリプロピレン個別フォルダ A4用・4枚組・ホワイトグレー
消費税込みで490円 商品番号 02856434
ポリプロピレンクリアケース A4用・10枚入
消費税込みで290円 商品番号 18110506
②書類の使い方に合わせる
たとえばマニュアルのように、何度も何度もめくってみることが多い書類は、クリアファイルに入れると出し入れしづらいですよね？
A4の書類であれば30穴のバインダーに綴じると、見やすく管理しやすくなります。
タイトルをラベリングして、立てて出し入れできるのもポイントです。
30穴のパンチを使えば、通常の資料も綴じやすくなり、書類が有効に活用されます。
ポリプロピレンバインダー A4 30穴
約縦315×横265×背幅27mm
消費税込みで550円 商品番号 12043133
③お家に入った時点で分類
ひとまずお家の中に入ってきたら、その時点で仕分けるという意識も大切ですね。
提出の必要があるかどうか判断しなくてはならいモノと、自分以外の人が管理しているモノが乱れやすいモノの代表格です。
これら仕掛かり案件が滞留しやすいので、乱れてしまう原因になります。
・一時保管場所を作る
・仕分けた状態で一時保管
これを意識すると、書類の動きが見える化できて分類しやすくなります。
いったんスタッキングチェストのような引き出しなどで、書類が重ならないように工夫して分けましょう。
その後、提出したり家族に判断してもらったりして、綴る、保管、処分など判断すると、管理がラクになります。
手放すタイミングがわかって、処分やデータでの保管など判断のスピードがアップします。
スタッキングチェスト・引出し・4段／オーク材突板
幅37×奥行28×高さ37cm
消費税込みで6,990円 商品番号 12381228
オークの他にウォールナットもあります。
スタッキングチェスト・引出し・4段／ウォールナット材突板
幅37×奥行28×高さ37cm
消費税込みで7,990円 商品番号 12381211
④書類の流れを意識する
一時保管と保管、そしてリサイクルというように、書類が動くその流れを意識することでたまったままにならず、管理しやすくなります。
すぐに回答したり綴らないまま動くものは、仕切りスタンドにわけて一時立てたり、使用頻度は低いけどきちんと保管しておかなければいけないモノなどは、ボックス系の収納用品で管理しましょう。
資源ごみとして毎月出す書類は、その際必要な紙袋などあれば、それも近くに配置して動線作りもしておくといいですね。
紙モノ一枚といえども、放っておくとあっという間に乱れてたまってしまいます。
そもそも紙ベースでなくていいモノは、データ化して管理することも考えてみましょう。
スチロール仕切りスタンド・ホワイトグレー 3仕切・大
約270×210×160mm
消費税込みで990円 商品番号 02856410
ポリプロピレンファイルボックススタンダード A4用 ホワイトグレー
約幅25×奥行32×高さ24cm
消費税込みで1,190円 商品番号 44902875
書類の特性を知って、どう管理したらいいかそれぞれわかると、書類整理のお悩みも軽減すると思います。
メモや付箋で実際に分ける前に、まずは分類するところからやってみてくださいね。
