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部下たちが無言になり、上司のみが発言する会議...活性化させるには?【上司力を鍛えるケーススタディ CASE 4】(前川孝雄)

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会議を活性化させる方法とは(写真はイメージ)
会議を活性化させる方法とは(写真はイメージ)

「前川孝雄の『上司力(R)』トレーニング~ケーススタディで考える現場マネジメントのコツ」では、現場で起こるさまざまなケースを取り上げながら、「上司力を鍛える」テクニック、スキルについて解説していきます。

今回の「CASE 4」では、「会議で発言しない部下」のケースを取り上げます。

誰も、何も意見がないのか?!

【上司(課長)】...以上が先週のチーム全体の営業概況だ。では、皆から質問や意見を出してもらって、今後の課題を確認しようか。では、今週の司会当番のA君の進行で進めてもらおう。
【A君】はい。では、まず課長の報告について何か質問はありますか?
【上司】不明な点があれば、遠慮せずに聞いてほしい。
【A君】とくに、質問はないようですね。では、意見がある人は出してください。...課長、とくに意見もないようです。
【上司】ちょ...ちょっと待ってくれ。A君も司会役なんだから、少しは皆の意見を促してくれないか。
【A君】はあ...。では、Bさんどうですか?
【Bさん】あっ。いえ...とくに、ありません。
【A君】では、C君はどうでしょう?
【C君】はい。私も大丈夫です!
【A君】では...他の人はどうですか? 何か意見はありませんか?
【上司】誰も、何も意見がないのか?! 困ったものだな~。では、私のほうでまとめるか...。
【A君】はい。よろしくお願いします!

少々ディフォルメした、営業会議での困った場面です。これでは会議というより伝達会。部下たちも早々に切り上げて、早く仕事に戻りたいのかもしれません。

ここまで極端ではないまでも、なかなか部下から意見が出にくい会議があるならば、会議自体の進め方や上司としての関わり方を見直す余地があるでしょう。

会議はメンバーから一定の意見が出て活性化するものの、いつも会議で発言をしようとしない部下がいて、気になるケースは少なくないものです。

こうした状況でいかに積極的な参加を促すか。あなたならどうアプローチしますか。

会議中に部下を指名して、発言を促す?

会議でなかなか発言しない部下に対しては、次のような考え方と対処が思いつくことでしょう。

会議への参加意識を高める必要があるので、会議中にその部下の名前を呼び、「何か意見はない? あなたの考えもぜひ聞かせてほしいな」と発言を促す。

上司として発言を歓迎する姿勢と、とくにその部下の考えや思いを気にかけていることを示し、その場で意見を促すことは、手っ取り早い方法です。

しかし、その部下が発言しないことには、なんらかの理由があるはずです。ただ、皆の前で突然「意見を述べてくれ」と言われても、発言に慣れていない部下ほど緊張するだけです。事前に心構えをさせて、臨ませる配慮が必要です。

発言しない部下については、「発言できるような考えを持っていない」のか、「考えはあるが、発言できない(しない)」のかを判断する必要があります。

本人に発言しない理由を尋ね、発言しやすいヒントを与える

若手の部下や経験の浅い部下の場合には、次のように配慮したうえで、上司から本人に問いかけてみる方法が考えられます。

自分の意見は会議で発言するに値しない、と考えているかもしれないので、会議の前後に「会議で発言しにくい理由があるのかな?」と尋ね、事前に調べておくべきことや、どんな意見を期待しているかなどを伝える。

部下に発言しない理由を訊いた結果、「自分がどんな意見を言えばよいか、わからない」と言われた場合には、会議前に調べておくべきことを助言し、「素朴な疑問でもいいから、会議を活性化させるために、どんどん発言してほしい」と、期待している旨を伝えましょう。

上司による発言しやすい場づくりが大切

部下が「考えがあるが言わない」という場合は、二つのケースが考えられます。

一つは、会議が「出る杭は打たれる」雰囲気になっている場合。もう一つは、部下自身が「事なかれ主義」になっている場合です。

上司自身が会議を進行する場合、あるいは部下に進行を任せる場合でも、上司には部下が自由に発言しやすい空気づくりが求められます。

ありがちなのは、意思決定をする上司自身が発言してばかりというケースです。管理職になり立ての熱心な上司ほど、自分が血気盛んだった部下の時のように意見を出しまくり、部下たちに議論をけしかけて失敗する例も。

こうなると部下たちは閉口してしまい、議論についてこれません。上司は自分の発言の影響力が大きいことを心に留め、部下の意見の上手な「引き出し役」になるべきです。

なお、部下が十分に知識や経験はあるのに「事なかれ主義」で、「とりあえず会議に出ていればいいだろう」という態度の場合には、きちんと叱ることも大切。「会議はみんなで意見を出し合うための場。そこで黙っているのであれば、出席する意味がないだろう」と注意すべきです。

※「上司力」マネジメントの考え方と実践手法についてより詳しく知りたい方は、拙著「本物の上司力~『役割』に徹すればマネジメントはうまくいく」(大和出版、2020年10月発行)をご参照ください。
※「上司力」は株式会社FeelWorksの登録商標です。


【プロフィール】
前川 孝雄(まえかわ・たかお)
株式会社FeelWorks代表取締役
青山学院大学兼任講師、情報経営イノベーション専門職大学客員教授

人を育て活かす「上司力」提唱の第一人者。リクルートを経て、2008年に管理職・リーダー育成・研修企業FeelWorksを創業。「日本の上司を元気にする」をビジョンに掲げ、「上司力研修」「50代からの働き方研修」「eラーニング・上司と部下が一緒に学ぶ パワハラ予防講座」「新入社員のはたらく心得」などで、400社以上を支援。2011年から青山学院大学兼任講師。2017年働きがい創造研究所設立。情報経営イノベーション専門職大学客員教授、一般社団法人 企業研究会 研究協力委員、一般社団法人 ウーマンエンパワー協会 理事なども兼職。連載や講演活動も多数。
著書は『50歳からの逆転キャリア戦略』(PHP研究所)、『「働きがいあふれる」チームのつくり方』(ベストセラーズ)、『コロナ氷河期』(扶桑社)、『50歳からの幸せな独立戦略』(PHP研究所)、『本物の「上司力」』(大和出版)等30冊以上。近刊は『人を活かす経営の新常識』(FeelWorks、2021年9月)および『50歳からの人生が変わる 痛快! 「学び」戦略』(PHP研究所、2021年11月)。

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