仕事で会議に参加したとき、「自分はどのような役割を担ったらいいのか」を考え、その役割を演じることは、じつはすごく重要です。
その場の雰囲気を乱さずに、気の利いた言葉を発するべきか、または自分の意見を積極的に言うべきか、はたまた、まとめていく方向に話し合いを導くべきか......。自分がどのような立ち位置で話をすべきかを、その場の空気を読みながら考える必要があります。
とはいえ、考え過ぎるのもよくありません。
「何かを言わなければいけない」という強迫観念
みなさんも一度は経験されたことがあるかと思いますが、会議で「何かを言おう、言わなくちゃ」と意識するあまり、ひと言も発せずに終わってしまうこともあります。
大縄跳びの輪に自分も入ろうと機をうかがい続けて、結局最後まで入れないような状況です。このように、「何かを言わなければいけない」という強迫観念を持って会議に参加している人がいますが、「何かを言わなければ」という立場だと、逆に発言すること自体がすごく難しくなってしまうものです。
たとえば、若手社員が会議で議事録を任されていたとしましょう。その仕事自体が面倒で「嫌だな」と思うかもしれませんが、議事録の仕事を誰かに任せて、「ところで君の意見はどうなんだ？」と発言を期待される雰囲気で参加することになると、議事録時代が懐かしいと思うかもしれません。
会議で発言することを周囲が期待していると感じる状況は、意外にプレッシャーになるものです。
そんな時、それでも発言したほうがいいならば、どうしたらいいいか――。人の意見に対して肯定的な発言をする人がいます。
「今、Sさんの話を聞いて、私もすごくいい案だと思いました」
「Sさんの意見に賛成です」
ということを、手を挙げて言う人のことです。
それなりの意味はありますが、もうひと捻りほしいところではないでしょうか。
1回くらいファシリテーションしてみる？
たとえば、「ここは、その事情に詳しいEさんにも意見を聞いてみたらどうでしょう？」と、他の適任者にパスを促すのです。
ファシリテートと言われ、会議の場で発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポート。参加者の活性化、協働を促進させる手段のことです。
本来は司会者の役割なので、出しゃばるように思われるリスクがありますが、あなたの職場で会議を円滑に運営できる司会者はいますか？ 意外といないものです。発言が滞る状況で口火を切るのであれば、周囲からすれば、ありがたい存在のように思います。
会議自体を仕切る司会者はファシリテーターとも呼ばれ、最終的に会議の議題をどのようにまとめるか、場の雰囲気をどのように盛り上げるか、を考えて仕切る必要があります。
そこまでの役割を担わなくてもいいので、1回くらいファシリテーションしてみる...... くらいの感じでやってみてください。このように、「自分なりの役割を持って話をしよう」と心がけることで、会議にずいぶん参加しやすくなると思います。
一方で、過剰に自分をアピールしたり、自分の知識をひけらかすような発言したりする人は、周りから見ていてとても見苦しいもの。会議というのは基本的に「賛成か、反対か」を確認する場であって、個人の体験談や自慢話を披露する場ではありません。前提として、「自分のことを話そう」という意識は、持たないほうがいいでしょう。（高城幸司）
